Notre description de poste de inclut les responsabilités, les devoirs, les compétences, l'éducation, les qualifications et l'expérience.
À propos du rôle de
Un spécialiste en gestion documentaire est responsable de la création, de l'organisation et de la maintenance des dossiers et documents d'une organisation. Ce rôle requiert d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, ainsi qu'une familiarité avec les systèmes de gestion documentaire. Le spécialiste doit maintenir tous les documents à jour et garantir leur exactitude, ainsi que fournir un soutien en cas de demande de document.
Objectif du Rôle
Le but d'un spécialiste en gestion documentaire est de s'assurer que tous les documents sont correctement gérés de manière organisée, sécurisée et efficace. Cela inclut les conventions de nommage de fichiers, l'archivage et la récupération de documents, la saisie de données et le suivi des documents. Le spécialiste en gestion documentaire doit posséder de solides compétences organisationnelles et informatiques, avoir d'excellentes compétences en communication et être capable de travailler efficacement en équipe. Il doit également être familier avec les systèmes et logiciels de gestion documentaire. Ce rôle est essentiel pour la gestion et l'organisation réussies des documents pour toute organisation.
Résumé de
Le spécialiste en gestion documentaire est responsable de la gestion de tous les documents au sein d'une organisation. Le poste implique la conservation des dossiers et des fichiers, le développement de systèmes de classement et la mise en place de procédures pour garantir l'exactitude et la confidentialité des documents. De plus, le spécialiste en gestion documentaire apportera un soutien à l'organisation dans l'utilisation de systèmes de stockage et de recherche de documents électroniques, ainsi que dans la création de rapports de gestion des documents pour examen par la direction. Le candidat retenu devra posséder d'excellentes compétences organisationnelles et de communication, ainsi qu'une compréhension approfondie des principes de gestion documentaire.
Devoirs de
- Développer et mettre en œuvre des systèmes et des procédures de gestion documentaire
- Maintenir des bases de données et des archives documentaires
- Effectuer des audits de documents et garantir le respect des règles de contrôle des documents
- Créer et maintenir des modèles et des formulaires de contrôle des documents
- Conseiller sur l'amélioration des processus de contrôle des documents
- Suivre et faire des rapports sur les activités de contrôle des documents
- Aider à la formation en matière de contrôle des documents
Compétences de
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire
- Capacité à surveiller et contrôler le flux de documents
- Connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion documentaire
- Expérience de la gestion de systèmes de classement électroniques et papier
- Familiarité avec les réglementations en matière de gestion des dossiers
Exigences de
- Un baccalauréat en informatique ou dans un domaine connexe
- Au moins 5 ans d'expérience en gestion documentaire
- Excellente connaissance des logiciels de gestion documentaire
- Connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion documentaire
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et en communication
Traits Personnels
- Excellent sens de l'organisation
- Solides compétences en communication écrite et verbale
- Attention aux détails
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe