Nuestra descripción del puesto de incluye responsabilidades, deberes, habilidades, educación, calificaciones y experiencia.
Acerca del rol de
El Gerente de Control de Documentos es responsable de garantizar el almacenamiento seguro y seguimiento de documentos asociados con la organización. Esto incluye la creación y mantenimiento de sistemas de gestión de documentos, el desarrollo de procedimientos de control de documentos, la supervisión de revisiones y revisiones de documentos, y la provisión de soporte técnico para problemas relacionados con documentos. El Gerente de Control de Documentos también es responsable de brindar orientación al personal en el uso adecuado de sistemas y procesos de control de documentos.
Propósito del Rol
El propósito de un Gerente de Control de Documentos es garantizar la precisión, integridad y almacenamiento adecuado de todos los documentos relacionados con una empresa u organización. El Gerente de Control de Documentos es responsable de desarrollar y aplicar políticas y procedimientos de control de documentos, así como garantizar el cumplimiento de las regulaciones aplicables. También es responsable de organizar la recopilación, mantenimiento y distribución de documentos y de hacer un seguimiento de versiones y cambios de documentos. Además, el Gerente de Control de Documentos suele ser responsable de rastrear el uso y acceso a documentos, así como de mantener trazas de auditoría.
Resumen de
El Gerente de Control de Documentos es responsable de crear y administrar sistemas de control de documentos para garantizar la precisión e integridad de los documentos y registros de acuerdo con los procedimientos y estándares organizativos. El Gerente de Control de Documentos desarrollará e implementará procedimientos de control de documentos, revisará y aprobará documentos, y coordinará revisiones y aprobaciones de documentos. El Gerente de Control de Documentos también supervisará las actividades de control de documentos y mantendrá bases de datos y sistemas de control de documentos. Además, el Gerente de Control de Documentos analizará tendencias de control de documentos y sugerirá mejoras, y proporcionará capacitación y apoyo a otros empleados en el uso de sistemas de control de documentos.
Deberes de
- Responsable del desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas de control de documentos
- Asegurar que los documentos estén documentados y almacenados con precisión
- Gestionar la distribución de documentos y garantizar que estén actualizados
- Ayudar en el desarrollo de políticas y procedimientos de control de documentos
- Mantener registros de actividades de control de documentos
- Brindar orientación y apoyo al equipo en asuntos de control de documentos
Habilidades de
- Excelentes habilidades organizativas
- Capacidad para trabajar de forma autónoma
- Fuertes habilidades de comunicación
- Dominio de sistemas de gestión de documentos
Requisitos de
- Gestionar procesos, sistemas y procedimientos de control de documentos
- Desarrollar y mantener procedimientos de control de documentos y sistemas relacionados
- Evaluar e implementar Sistemas de Gestión de Documentos
- Gestionar y almacenar documentos en un sistema seguro y organizado
- Garantizar que todos los documentos estén correctamente identificados, revisados y aprobados
- Mantener la base de datos y archivos de control de documentos
- Capacitar al personal en sistemas y procedimientos de control de documentos
- Supervisar procesos de control de documentos y cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad
- Analizar y resolver problemas de control de documentos
Rasgos Personales
- Excelentes habilidades organizativas
- Gran atención al detalle
- Capacidad para priorizar tareas
- Fuertes habilidades de comunicación
- Flexibilidad y adaptabilidad