Nuestra descripción del puesto de incluye responsabilidades, deberes, habilidades, educación, calificaciones y experiencia.
Acerca del rol de
Un Especialista en Gestión de Documentos es responsable de crear, organizar y mantener los registros y documentos de una organización. Este papel requiere excelentes habilidades de organización y comunicación, así como una familiaridad con los sistemas de gestión de documentos. El especialista debe mantener todos los documentos actualizados y garantizar su precisión, además de brindar apoyo en caso de una solicitud de documentos.
Propósito del Rol
El propósito de un Especialista en Gestión de Documentos es garantizar que todos los documentos sean gestionados correctamente de manera organizada, segura y eficiente. Esto incluye convenciones de nombramiento de archivos, archivado y recuperación de documentos, entrada de datos y seguimiento de documentos. El Especialista en Gestión de Documentos debe poseer sólidas habilidades organizativas y informáticas, tener excelentes habilidades de comunicación y ser capaz de trabajar bien en equipo. También debe estar familiarizado con los sistemas y software de gestión de documentos. Este papel es fundamental para la gestión y organización exitosa de documentos para cualquier organización.
Resumen de
El Especialista en Gestión de Documentos es responsable de la gestión de todos los documentos dentro de una organización. El puesto implica el mantenimiento de registros y archivos, el desarrollo de sistemas de archivo y la implementación de procedimientos para garantizar la precisión y confidencialidad de los documentos. Además, el Especialista en Gestión de Documentos brindará apoyo a la organización en el uso de sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación de documentos, así como la creación de informes de gestión de documentos para revisión gerencial. El candidato exitoso poseerá excelentes habilidades organizativas y de comunicación, así como un completo entendimiento de los principios de gestión de documentos.
Deberes de
- Desarrollar e implementar sistemas y procedimientos de gestión de documentos
- Mantener bases de datos y archivos de documentos
- Realizar auditorías de documentos y garantizar el cumplimiento del control de documentos
- Crear y mantener plantillas y formularios de control de documentos
- Asesorar sobre la mejora de los procesos de control de documentos
- Monitorear e informar sobre las actividades de control de documentos
- Ayudar con la capacitación en control de documentos
Habilidades de
- Competencia en software de gestión de documentos
- Capacidad para monitorear y controlar el flujo de documentos
- Conocimiento de las mejores prácticas de gestión de documentos
- Experiencia en el manejo de sistemas de archivo electrónico y en papel
- Familiaridad con las regulaciones de gestión de registros
Requisitos de
- Licenciatura en Sistemas de Información o campo relacionado
- Al menos 5 años de experiencia en gestión de documentos
- Excelente conocimiento de software de gestión de documentos
- Conocimiento de las mejores prácticas de gestión de documentos
- Excelentes habilidades para resolver problemas y comunicarse
Rasgos Personales
- Excelentes habilidades organizativas
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Atención a los detalles
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo