Nuestra descripción del puesto de incluye responsabilidades, deberes, habilidades, educación, calificaciones y experiencia.
Acerca del rol de
Los especialistas en control de documentos son responsables de gestionar la organización, almacenamiento y seguimiento de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Se aseguran de que los documentos estén correctamente organizados y accesibles, y que las revisiones y actualizaciones estén debidamente documentadas. También se aseguran de que los documentos cumplan con las regulaciones y normas aplicables.
Propósito del Rol
El propósito de un Especialista en Control de Documentos es garantizar que los documentos estén correctamente organizados y almacenados de forma segura para que puedan ser recuperados rápidamente y con precisión cuando sea necesario. Este rol es responsable de crear y mantener un sistema para el seguimiento, archivado y organización de documentos y otros materiales. Deben adherirse a protocolos de seguridad específicos y mantener la confidencialidad de cualquier información sensible. Además, el Especialista en Control de Documentos debe trabajar con otros departamentos y personal para garantizar que los documentos estén actualizados y que cualquier cambio esté debidamente documentado.
Resumen de
El Especialista en Control de Documentos es responsable de la gestión eficiente de la documentación electrónica e impresa. El Especialista en Control de Documentos garantizará que los documentos se mantengan actualizados y que la documentación sea precisa y controlada de acuerdo con los procedimientos de la empresa. El Especialista en Control de Documentos también realizará la imagen de documentos y el formato de documentos para un almacenamiento y recuperación eficientes. Otras responsabilidades incluyen el desarrollo y mantenimiento de sistemas de control de documentos, la capacitación de usuarios en sistemas de control de documentos y la prestación de apoyo a los usuarios de los sistemas. El Especialista en Control de Documentos también proporcionará asistencia con tareas de conversión de documentos y entrada de datos.
Deberes de
- Crear e implementar procesos y procedimientos de control de documentos
- Garantizar que los documentos se almacenen y gestionen correctamente
- Mantener bases de datos y sistemas de control de documentos
- Desarrollar sistemas de seguimiento e informes de control de documentos
- Proporcionar asistencia técnica y apoyo para las actividades de control de documentos
- Coordinar actividades de control de documentos con otros departamentos
Habilidades de
- Excelentes habilidades organizativas y de comunicación
- Dominio de Microsoft Office y software de control de documentos
- Capacidad para entender y seguir instrucciones específicas
- Capacidad para priorizar tareas y cumplir con los plazos
Requisitos de
- Conocimiento demostrado de procesos y procedimientos de control de documentos
- Dominio de la suite de Microsoft Office
- Capacidad para trabajar de forma independiente, así como colaborativamente en un entorno de equipo
- Excelentes habilidades organizativas, analíticas y de resolución de problemas
- Gran atención al detalle
Rasgos Personales
- Organizado
- Atención al detalle
- Fuertes habilidades de comunicación